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關(guān)于做好2014年度檔案歸檔工作的通知

發(fā)布時間：2014-04-09 來源：西安文理學(xué)院點擊數(shù)：

各部門：

2014年歸檔工作已經(jīng)開始,。為確保我校文件材料歸檔齊全,、完整，請各部門將2013年度形成的材料按時進(jìn)行整理、移交?，F(xiàn)將相關(guān)工作有關(guān)事項通知如下：

一,、歸檔范圍

1．2013年1月1日至12月31日期間,，學(xué)校各部門在黨政管理,、科研、教學(xué),、外事,、基建、財務(wù),、資產(chǎn)與設(shè)備管理,、出版等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的各種載體文件材料；2013年度以前未歸檔的檔案,，按要求分年度整理好一并歸檔,。

2．歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（照片,、光盤,、磁盤、視頻、音頻等）,。聲像,、電子類文件材料應(yīng)隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。

3．以學(xué)校名義獲得的各種證書,、獎牌,、獎杯、錦旗（省級以上）等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案,。

二,、歸檔要求

1．原分管并協(xié)調(diào)檔案管理工作的中層干部和兼職檔案員如有變更，請?zhí)顚憽段靼参睦韺W(xué)院歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員信息表》（見附件1）,，并報送檔案室（沒有人員變更的單位不用填報）,，同時發(fā)電子版至316227761＠qq.com 。

2．各部門要高度重視歸檔工作,，兼職檔案員要切實履行職責(zé),，做好本部門歸檔材料的收集、整理與移交工作,，保證歸檔文件材料完整、齊全,，并按時移交,。任何單位和個人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

3．歸檔的文件材料必須是原件,，復(fù)印件原則上不歸檔,。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料，必須按要求整理后方可移交,。

4．歸檔材料必須完整,，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不缺頁,、漏項,。

5．歸檔的聲像、實物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時間,，歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時間,。

6．各兼職檔案員應(yīng)將收集完整的文件材料進(jìn)行初始鑒定。在檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行分類,、整理,、排列，并按要求將歸檔文件目錄輸入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)（南大之星）,，對于有電子文件的務(wù)必將其相應(yīng)的電子文件全文（定稿）上傳至檔案管理系統(tǒng),。

7．各部門歸檔過程中，如需要2013年市級目標(biāo)考核資料,，可與檔案室聯(lián)系,，取回相應(yīng)資料,。

三、歸檔程序

1．歸檔驗收：檔案移交時,，交接雙方當(dāng)面檢查,，檔案室按歸檔要求進(jìn)行驗收，不符合要求的退回歸檔部門,，合格后方可辦理移交手續(xù),。

2．移交手續(xù)：歸檔單位移交檔案材料時須填寫“檔案移交目錄”，目錄一式兩份,，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后各留一份備查,。

3．移交地點：學(xué)校綜合檔案室（明德樓D804—1）。

4.各部門在歸檔過程中如有問題,，請及時與檔案室聯(lián)系,。聯(lián)系方式：88215404（辦公電話）；161308916（檔案業(yè)務(wù)交流群）,。本通知及所需表格可在檔案室網(wǎng)頁下載：http://zhdas.xawl.org/,。

四、歸檔時間

請各部門于2014年6月30日前,，將整理完成的歸檔材料移交學(xué)校綜合檔案室,，具體歸檔指導(dǎo)、移交時間請各部門與檔案室聯(lián)系,。

附件：1.西安文理學(xué)院歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員信息表

2.西安文理學(xué)院檔案移交(接收)登記表

3.西安文理學(xué)院歸檔說明書

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